The Complete Guide to Tralo Admin

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   Open the link sent to the invited email address and do not forward it.
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   Connectez-vous avec votre compte Tralo existant à cette adresse ou créez-en un avec votre identité et un mot de passe d'au moins 12 caractères.
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   If the account has just been created, verify the email address using the verification email, then return to the invitation.
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   Cliquez sur Accepter et rejoindre. Si un autre compte est ouvert dans le navigateur, déconnectez-le auparavant.
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   Enable two-factor authentication: confirm your password, scan the QR code with an authentication app, and keep the backup codes in a safe place.
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   For subsequent logins, enter the six-digit code. A sensitive action may require a new verification if your enhanced session has expired.

Roles available in an organization

Available licenses

Les licences Lecture, Billing et Relecteur externe peuvent aussi être proposées. Une licence ne donne jamais un droit à elle seule : les actions possibles viennent des rôles et restent limitées par le contrat.

On mobile devices, use the navigation button to open the side menu. Logging out of the Admin session does not log you out your main Tralo account; a new 2FA code will be required to reopen the console.

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   Dans Settings, vérifiez le nom public, la raison sociale, le domaine principal, la langue et le fuseau horaire.
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   Dans Structure, créez les unités utiles aux rattachements, aux portées de rôles et aux contenus.
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   Dans Members, assurez la continuité avec au moins deux personnes de confiance, puis attribuez à chacune les droits strictement nécessaires.
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   Vérifiez les limites dans Billing avant une campagne d'invitations, en particulier lorsque le plafond de licences est strict.
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   Invite people individually or, if the contract allows it, import a CSV file with a maximum of 50 rows.
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   Define the review workflow: managers, reviewers, users authorized to publish, and organizational scopes.
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   Regularly review alerts, the security status, and the audit log.

Invite a person

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   Ouvrez Members, puis cliquez sur Inviter un membre.
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   Enter the email address, first name, and last name, then select the role, license, and scope. Add a message if necessary.
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   Double-check the email address: the recipient must join the organization using exactly this address.
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   Cliquez sur Créer et envoyer, puis suivez l'état dans Invitations. Une invitation en attente peut être renvoyée avec un nouveau lien ou révoquée.
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   After acceptance, verify the role, license, units, status, and 2FA activation in the member’s profile.

Importing Invitations via CSV

Le bouton Importer un CSV apparaît uniquement si votre rôle autorise les invitations et si cette fonctionnalité est active au contrat. L'import prépare des invitations ; il ne crée pas immédiatement les comptes et ne réserve pas les licences.

• Maximum 50 personnes par fichier, avec une adresse unique par ligne.
• Colonne obligatoire : email. Colonnes reconnues : first_name, last_name, role, license et unit_path ou unit. Virgule et point-virgule sont acceptés.
• Sans valeur explicite, le rôle est author et la licence creator.
• The Owner role is not allowed in the CSV. Roles limited to a single unit require an active unit.
• The preview estimates the licenses; the final report details the result for each line.

Manage existing members

• Search by name or email and filter by status, license, role, unit, or last activity.
• Suspendre coupe temporairement l'accès ; réactiver le rétablit si une licence est disponible.
• Disable retire les rôles actifs. Transférez auparavant les contenus gérés à un autre membre actif si nécessaire.
• Only active members are counted toward Creator and Admin-only licenses.
• Bulk actions apply to a maximum of 50 members and are atomic: if one protection fails, no member in the batch is modified.

Export the directory

Exporter les membres produit un CSV global contenant identifiant, identité, e-mail, statut, licence, rôles, unités, 2FA, arrivée et dernière activité. Cette opération exige une portée sur toute l'organisation, la permission d'export et une vérification 2FA récente. Elle est auditée et limitée à dix générations par heure et par administrateur.

Responsibility, Unit, and Visibility

Une personne autorisée peut attribuer un responsable nominatif, une unité et une visibilité Privé, Unité,Organization ou Public, avec un motif. Un contenu publié doit être dépublié avant de modifier ces métadonnées. Dans une portée limitée, l'unité est obligatoire et doit appartenir au périmètre visible.

The Review Process

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   Le responsable vérifie l'unité, la visibilité et la personne responsable, puis clique sur Demander une revue.
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   The reviewer examines the description, scenes, choices, destinations, explanations, and and the moderation check associated with this version.
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   Il saisit un motif puis choisit Approuver ou Rejeter. L'approbation reste verrouillée sans contrôle autorisant exactement la version courante.
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   An authorized user publishes the approved version with a reason, provided that moderation permits it and the visibility is not set to Private.
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   Unpublishing stops sharing without deleting the history. Any editorial change invalidates the and requires a new review.

• The Overview can display active members over the past 30 days, stories created and published, views, and aggregated completions.
• With global scope and the functionality specified in the contract, the Statistics page displays up to 90 days of daily snapshots.
• The screens are powered by aggregates; they do not track individual reading sessions.
• Before the first actual snapshot, an empty report is displayed: no figures are fabricated.
• Daily snapshots are not yet broken down by unit. A campus administrator sees the members and content of their branch in the Overview, but not the overall read aggregates.

• View the contract status and type, its term, the limit mode, and the Creator and Admin-only licenses used by active members.
• The Owner and the Billing role can modify the billing address. This address is used for financial transactions, but does not grant any administrator access.
• The price, purchased volumes, end date, contract type, and negotiated features cannot be modified via the customer console.
• With a strict limit, an acceptance or reactivation may be denied. With an authorized overrun, it remains visible in the alerts.
• Personal Tralo subscriptions never change the organization’s limits.

Security and Support Access

The Security page displays active administrators and their 2FA status, as well as open domains and temporary support access. Entering a primary domain in Settings does not verify it: no DNS validation customer flow is currently available.

The Tralo team does not have permanent access to customer content. When diagnostics require it, support access must be justified, approved by another authorized person at Tralo, limited to a maximum of 24 hours, and strictly read-only. Its creation, expiration, and revocation are audited. The client administrator can view active access requests but cannot approve, deny, or revoke them from this screen.

Audit Log

If the audit log is included, it displays up to the 200 most recent events authorized by your scope: date, action, actor, target, and available IP address. Passwords, secrets, and tokens are never stored in this log. A role limited to a single unit sees only events related to its branch.

Two Exports, Two Uses

Contact Tralo to confirm whether a connector is available for your deployment and to arrange for its implementation . Do not send any identity or API secrets in a regular email.

In the event of unexpected read-only access, first check the status badge in the Overview and the contract status in Billing. If these pages are not visible with your role, ask an owner or the Billing manager to check them. Authorized exports remain separate actions and may still be available depending on your role and scope.

Frequently Asked Questions