The Complete Guide to Tralo Admin

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   Open the link sent to the invited email address and do not forward it.
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   Connectez-vous avec votre compte Tralo existant à cette adresse ou créez-en un avec votre identité et un mot de passe d'au moins 12 caractères.
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   If the account has just been created, verify the address via the verification email, then return to the invitation.
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   Cliquez sur Accepter et rejoindre. Si un autre compte est ouvert dans le navigateur, déconnectez-le auparavant.
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   Enable two-factor authentication: confirm your password, scan the QR code using an authentication app and keep the recovery codes in a safe place.
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   On subsequent logins, enter the six-digit code. A sensitive action may require a new verification if your enhanced session has expired.

Roles available within an organisation

Licences on offer

Les licences Lecture, Invoicing et Relecteur externe peuvent aussi être proposées. Une licence ne donne jamais un droit à elle seule : les actions possibles viennent des rôles et restent limitées par le contrat.

On mobile devices, use the navigation button to open the side menu. Logging out of the Admin session does not log you out your main Tralo account; a new 2FA code will be required to reopen the console.

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   Dans Settings, vérifiez le nom public, la raison sociale, le domaine principal, la langue et le fuseau horaire.
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   Dans Structure, créez les unités utiles aux rattachements, aux portées de rôles et aux contenus.
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   Dans Members, assurez la continuité avec au moins deux personnes de confiance, puis attribuez à chacune les droits strictement nécessaires.
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   Vérifiez les limites dans Invoicing avant une campagne d'invitations, en particulier lorsque le plafond de licences est strict.
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   Invite people individually or, if the contract allows, import a CSV file with a maximum of 50 rows.
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   Define the review workflow: managers, proofreaders, authorised publishers and departmental scopes.
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   Check alerts, the security status and the audit log regularly.

Invite a person

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   Ouvrez Members, puis cliquez sur Inviter un membre.
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   Enter the email address, first name and surname, then select the role, licence and scope. Add a message if necessary.
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   Double-check the email address: the recipient must join the organisation using exactly this address.
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   Cliquez sur Créer et envoyer, puis suivez l'état dans Invitations. Une invitation en attente peut être renvoyée avec un nouveau lien ou révoquée.
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   Once accepted, check the role, licence, units, status and 2FA activation in the .

Importing invitations via CSV

Le bouton Importer un CSV apparaît uniquement si votre rôle autorise les invitations et si cette fonctionnalité est active au contrat. L'import prépare des invitations ; il ne crée pas immédiatement les comptes et ne réserve pas les licences.

• Maximum 50 personnes par fichier, avec une adresse unique par ligne.
• Colonne obligatoire : email. Colonnes reconnues : first_name, last_name, role, license et unit_path ou unit. Virgule et point-virgule sont acceptés.
• Sans valeur explicite, le rôle est author et la licence creator.
• The ‘Owner’ role is not permitted in the CSV. Roles restricted to a single unit require an active unit.
• The preview estimates licences; the final report details the result for each line.

Manage existing members

• Search by name or email and filter by status, licence, role, unit or last activity.
• Suspendre coupe temporairement l'accès ; réactiver le rétablit si une licence est disponible.
• Deactivate retire les rôles actifs. Transférez auparavant les contenus gérés à un autre membre actif si nécessaire.
• Only active members are counted towards Creator and Admin-only licences.
• Bulk actions apply to a maximum of 50 members and are atomic: if one protection fails, no member in the batch is modified.

Export the directory

Exporter les membres produit un CSV global contenant identifiant, identité, e-mail, statut, licence, rôles, unités, 2FA, arrivée et dernière activité. Cette opération exige une portée sur toute l'organisation, la permission d'export et une vérification 2FA récente. Elle est auditée et limitée à dix générations par heure et par administrateur.

Responsibility, unit and visibility

Une personne autorisée peut attribuer un responsable nominatif, une unité et une visibilité Privé, Unité,Organisation ou Public, avec un motif. Un contenu publié doit être dépublié avant de modifier ces métadonnées. Dans une portée limitée, l'unité est obligatoire et doit appartenir au périmètre visible.

The review process

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   Le responsable vérifie l'unité, la visibilité et la personne responsable, puis clique sur Demander une revue.
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   The reviewer checks the description, scenes, choices, destinations, explanations and and the moderation check associated with this version.
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   Il saisit un motif puis choisit Approuver ou Rejeter. L'approbation reste verrouillée sans contrôle autorisant exactement la version courante.
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   An authorised user publishes the approved version with a reason, provided that moderation permits it and that the visibility is not set to ‘Private’.
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   Unpublishing stops sharing without deleting the history. Any editorial changes invalidate the and requires a new review.

• The Overview can display active members over the last 30 days, stories created and published, views and aggregated completions.
• With a global scope and the functionality specified in the contract, the Statistics page displays up to 90 days’ worth of daily snapshots.
• The screens are powered by aggregates; they do not analyse individual reading sessions.
• Before the first actual snapshot, an empty report is displayed: no figures are made up.
• Daily snapshots are not yet broken down by unit. A campus administrator sees the members and content of their branch in the Overview, but not the overall read aggregates.

• View the contract status and type, its period, the limit mode, and the Creator and Admin-only licences used by active members.
• The Owner and the Billing role can amend the billing address. This address is used for financial transactions, but does not grant any administrator access.
• The price, volumes purchased, end date, contract type and negotiated features cannot be amended via the customer console.
• With a strict limit, an acceptance or reactivation may be refused. With an authorised overrun, this remains visible in the alerts.
• Tralo personal subscriptions never alter the organisation’s limits.

Security and support access

The Security page displays active administrators and their 2FA status, as well as open domains and temporary support access. Entering a primary domain in Settings does not verify it: no DNS validation customer workflow is currently available.

The Tralo team does not have permanent access to client content. Where a diagnostic check requires it, support access must be justified, approved by another authorised person at Tralo, limited to a maximum of 24 hours and strictly read-only. Its creation, expiry and revocation are audited. The client administrator can view active access requests, but cannot approve, reject or revoke them from this screen.

Audit Log

If the audit log is included, it displays up to 200 recent events authorised by your scope: date, action, actor, target and available IP address. Passwords, secrets and tokens are never stored in this log. A role restricted to a single unit can only view events relating to its branch.

Two exports, two uses

Contact Tralo to confirm whether a connector is available for your deployment and to arrange for it to be . Do not send any identity or API secrets via plain text email.

In the event of unexpected read-only access, first check the status badge in the Overview and the contract status in Billing. If these pages are not visible with your role, ask an owner or the Billing manager to check them. Authorised exports remain separate actions and may still be available depending on your role and scope.

Frequently Asked Questions